Bis zum 30. April 2021 besteht für Unternehmen die Möglichkeit, den Umzug der Microsoft 365 bzw. Office 365-Instanz (bzw. SharePoint Online) in Rechenzentren von Microsoft in Deutschland durchzuführen. Der Speicherort für die Daten kann auf Deutschland verändert werden. Dies gilt für Bestandskunden von Microsoft, neue Kunden aus Deutschland erhalten automatisch die Zuweisung des Rechenzentrumstandortes Deutschland.
Warum ist der Wechsel des Standortes interessant?
Für Unternehmen aus Europa setzt Microsoft standardmäßig auf Rechenzentren in Irland und den Niederlanden. Aus Sicht der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist dies bereits zulässig.
Doch wie verhält es sich, wenn im Tenant auch buchhalterisch und steuerrechtlich relevante Informationen vorgehalten werden? Aus der Abgabenordnung (AO) müssen §146 Abs. 2, Abs. 2a und Abs. 2b beachtet und eingehalten werden. Demnach sind die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen im Geltungsbereich des Gesetzes zu führen und aufzubewahren.
Demzufolge muss eine Aufbewahrung von Daten in Deutschland erfolgen.
Mit der Verabschiedung des Jahressteuergesetzes (externer Link öffnet in neuem Tab) gab es eine bedeutsame Änderung in der Abgabenordnung: Die Aufbewahrung von steuerrelevanter Daten innerhalb der EU ist nun ohne Antrag gestattet. Bislang war selbst für die Aufbewahrung von Daten innerhalb der EU ein schriftlicher Ausnahmeantrag erforderlich. Dies entfällt nun!
Eine Aufbewahrung in einem Drittland ist weiterhin mit einem schriftlichen Ausnahmeantrag an die zuständige Finanzbehörde zu richten. Voraussetzung für eine Abweichung ist, dass der zuständigen Finanzbehörde der Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitgeteilt wird. Der Datenzugriff muss in vollem Umfang möglich sein und die Besteuerung darf durch die Auslagerung nicht beeinträchtigt werden.
Die genannten Anforderungen sind ebenfalls Bestandteile der zu erstellenden Verfahrensdokumentation.
Für neue aufbewahrungspflichtige Daten ist ein Umzug der O365-Daten in ein Rechenzentrum in Deutschland nun nicht mehr verpflichtend.
Wie kann der Wechsel durchgeführt werden?
Die Beauftragung des Standortwechsels kann durch den M 365 / O365 Administrator relativ einfach im „Microsoft 365 admin center“ erfolgen.
Folgende Schritte sind durchzuführen:
- Aufruf des „Microsoft 365 admin center“
- Aufruf der „Einstellungen“
- Aufruf der „Einstellungen der Organisation“
- Auswahl des Reiters „Organisationsprofil“
- Auswahl „Datenresidenz“ bzw. „Data Residency“
- Auswahl der Checkbox zur Beauftragung und Speichern
Der Umzug der infrage kommenden Dienste (z.B. Exchange, SharePoint / Onedrive, Teams) wird seitens Microsoft durchgeführt.
Wie kann M365 / O365 maximal datenschutzkonform eingerichtet werden?
Microsoft bietet für die Dienste M365 / O365, SharePoint Online und Azure sowie für die Office-Produkte vielfältige Möglichkeiten, um die Services datenschutzfreundlicher einzusetzen.
Hierzu zählen unter anderem folgende Möglichkeiten:
- Telemetriedaten
- Verbundene Erfahrungen / Connected Experiences
- Workplace Analytics / MyAnalytics
- Speicherort
- Eigener Kundenschlüssel für die Verschlüsselung
- Steuerung von Freigabemöglichkeiten für Daten an Externe
- 2-Faktor-Authentifizierung
Wir werden hierzu in Kürze eine Checkliste mit wichtigen Einstellungsmöglichkeiten veröffentlichen.
Kann M365 / O365 bzw. SharePoint Online als vollwertiges DMS eingesetzt werden?
Nach unserer Auffassung kann SharePoint Online / O365 / M365 als vollwertige Lösung eingesetzt werden, um aufbewahrungspflichtige Informationen (z.B. Eingangsrechnungen, E-Mails) ausschließlich digital vorzuhalten.
Für die Abbildung typischer Funktionen eines vollwertigen Dokumentenmanagementsystems (DMS) / Enterprise Content Management (ECM) gibt es interessante Lösungen zur Erweiterung der Microsoft-Funktionen. Hier zwei Beispiele:
- Shareflex Online Solutions der Portal Systems AG (externer Link öffnet in neuem Tab)
- d.velop SharePoint für Microsoft 365 der d.velop AG (externer Link öffnet in neuem Tab)
Wir hatten hierzu in folgenden Blogbeiträgen bereits Informationen bereitgestellt:
- Anleitung für ein revisionssicheres SharePoint
- Jetzt endlich geklärt: Ist SharePoint revisionssicher? (externer Link öffnet in neuem Tab)
Bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation zur Erfüllung der Anforderungen aus den GoBD sind wir gerne behilflich. Hier erhalten Sie weitere Informationen zu unseren Beratungslösungen zur Verfahrensdokumentation.
Dieser Artikel wurde am 26.01.2021 aktualisiert, um Änderungen der Abgabenordnung durch das Jahressteuergesetz zu berücksichtigen.
Dieser Beitrag erschien zuerst im Blog der comdatis it-consulting GmbH & Co.KG auf www.comdatis.de.