Blog, Datenschutz & Informationssicherheit, Markus Olbring

Beim Thema Notfallkonzept denkt jeder schnell an die EDV im Unternehmen, von der man irgendwie abhängig ist. Seit Mai 2018 wird das Thema Notfallkonzept auch gerne im Zusammenhang mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) genannt. Aber ist das wirklich das, was ein Notfallkonzept ist? Ich sage: Jeder Unternehmer und Unternehmerin braucht ein Notfallkonzept! Dabei geht es keineswegs nur um das Unternehmern oder deren IT. Es gilt: Der Blick über den Tellerrand und die Einbeziehung von Vertrauenspersonen ist wesentlicher Bestandteil eines übergreifenden Notfallkonzeptes. Folgende Frage ist die Grundlage für das Notfallkonzept: Was müssen meine Mitarbeiter und Kollegen sowie mein persönliches Umfeld bei einem Ausfall meiner Person wissen, damit es im beruflichen und privaten Umfeld weiterlaufen kann? Zugegebenermaßen hatte ich große Probleme damit, mich zu überwinden, ein Notfallkonzept zu erstellen. Irgendwie musste ich mich mit einem Thema auseinandersetzen, welches so weit entfernt zu sein scheint. Trotzdem ist es sinnvoll und wohl auch notwendig, sich mit dem schlimmsten aller Fälle auseinanderzusetzen. Ich habe nun also ein Notfallkonzept erstellt, dabei habe ich unterschieden zwischen dem beruflichen und privaten Umfeld.

Zunächst möchte ich das betriebliche Umfeld betrachten, hier der Einfachheit halber als Checkliste zusammengefasst:

  • Wer kann mich als Geschäftsführer im Unternehmen vertreten? (z.B. Gibt es einen weiteren Geschäftsführer oder ist jemand als Prokurist bestellt, der die Geschäftsführung übernehmen könnte)
  • Wer kann mich als Gesellschafter im Unternehmen vertreten?
  • Ist so etwas wie ein Krisenstab notwendig? (in Kleinstunternehmern vielleicht etwas übertrieben, aber immer doch sinnvoll: Mitglieder aus dem familiären Umfeld und wichtige Mitarbeiter im Unternehmen sollten den Krisenstab bilden)
  • Wer kann die wesentlichen Prozesse im Unternehmen abwickeln (z.B. Zahlungsverkehr, Dienstleistungserbringung an Kunden, Personalthemen usw.)?
  • Wer entscheidet über eine Benachrichtigung von Geschäftspartnern über einen Krisenfall und wer übernimmt die Benachrichtigung?
  • Wo sind wichtige Kontaktdaten hinterlegt?
  • Gibt es externe Vertrauenspersonen, die einzubeziehen sind? (z.B. Steuerberater, Rechtsanwalt, Versicherungsmakler, Bank/Sparkasse, IT-Dienstleister)
  • Worst Case: Wie sieht es mit einer Nachfolge- / Erbregelung aus?
  • Gibt es eine Übersicht betrieblicher Bankkonten und gibt es eine Vollmacht für Vertretungsregelungen?
  • Gibt es ein Bankschließfach mit wichtigen Informationen und ist sichergestellt, dass auch eine Vertretung darauf Zugriff hat?
  • Welche wesentlichen Schuldverhältnisse gibt es evt. im Unternehmen? (z.B. Darlehen, Leasingverträge)
  • Was sind die wesentlichen Zahlungsverpflichtungen des Unternehmens?
  • Gibt es Unternehmensbeteiligungen?
  • Gibt es eine Übersicht der betrieblichen Versicherungen? Hierzu bietet sich eine Tabelle an: Art der Versicherung, Versicherer, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Versicherungsnummer, Beitrag, Zahlungsweise des Beitrags, Fälligkeit, Zahlungsart, Aufbewahrungsort der Police.
  • Der Unternehmer selber ist häufig nicht über die Berufsgenossenschaft unfallversichert: Es muss also bekannt sein, wo der Unternehmer selber unfallversichert ist.
  • Gibt es ein zentrales Vertragsmanagement im Unternehmen? Dies kann softwaregestützt erfolgen, papierbasiert oder auf andere Weise. Vertragliche Verpflichtungen sollten auf jeden Fall festgehalten werden
  • Wo befinden sich Handelsregisterauszüge?
  • Wo befinden sich Grundbuchauszüge?
  • Gibt es ein Verzeichnis von Patenten, Markenrechten?
  • Wo werden die KFZ-Briefe des Firmenfuhrparks aufbewahrt?
  • Gibt es wichtige und im Notfallkonzept erwähnenswerte Rechtsstreitigkeiten?
  • Sind wichtige Kennwörter irgendwo sicher hinterlegt?

Hier eine Checkliste für das private Umfeld:

  • Wer sind die Vertrauenspersonen im privaten Umfeld, die zu benachrichtigen sind? (z.B. Ehe-/Lebenspartner, Kinder)
  • Gibt es eine Übersicht privater Bankkonten (einschl. Wertpapierdepots) und ist über eine Vollmacht eine Vertretungsregelung sichergestellt?
  • Welche wesentlichen privaten Vermögenswerte gibt es? (z.B. Immobilien, Sparverträge)
  • Gibt es ein Bankschließfach (oder anderen Ablageort z.B. Tresor) mit wichtigen Informationen und ist sichergestellt, dass auch eine Vertretung darauf Zugriff hat?
  • Welche wesentlichen privaten Zahlungsverpflichtungen gibt es?
  • Welche wesentlichen Schuldverhältnisse bestehen? (z.B. Darlehen)
  • Gibt es eine Übersicht der privaten Versicherungen? Eine Tabellenform, wie oben beschrieben, ist empfehlenswert. Besonders bedeutsam ist hier meines Erachtens: Krankenversicherung (gesetzliche, privat, privat zusatzversichert), Unfallversicherung, Risikoleben, Berufsunfähigkeit
  • Gibt es externe Vertrauenspersonen, die einzubeziehen sind? (z.B. Steuerberater, Rechtsanwalt/Notat, …)
  • Wo sind Verträge, Urkunden und Vollmachten abgelegt (z.B. Testament, Ehevertrag, Heiratsurkunde, eigene Geburtsurkunde, Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung usw.)
  • Wo befinden sich Grundbuchauszüge von z.B. privatem Wohneigentum?
  • Sind wichtige Kennwörter irgendwo sicher hinterlegt?
  • Es macht keinen Spaß, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Vermutlich ist aber für jeden Unternehmer nachvollziehbar, dass ein Notfallkonzept Pflicht ist! Ich habe ein Notfallkonzept erstellt, hoffe aber, dass es nie gebraucht wird. Außerdem habe ich mir vorgenommen, das Notfallkonzept jährlich zu überprüfen.

Sehr hilfreich war für mich übrigens eine Vorlage der IHK Nord-Westfalen:
https://www.ihk-nordwestfalen.de/blob/msihk24/IHK-Service/Nachfolge/downloads/3569858/098154c4eb087276cd4aa89cb800a4bd/IHK-NW_Notfallhandbuch-data.pdf