Bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation werden viele Themen und Aspekte, sowohl technisch als auch organisatorisch behandelt und beschrieben. Bei allen Themen stellt sich immer die Frage, wie detailliert ein Thema beschrieben werden muss. Ganz besonders stellt sich diese Frage bei der Prozessbeschreibung, das Herzstück der Verfahrensdokumentation. Hier ist es empfehlenswert den zu beschreibenden Prozess (z. B. bei der Eingangsrechnungsverarbeitung) in zwei oder mehreren Prozessen zu unterteilen. Dies ist auch im Hinblick auf die regelmäßigen Aktualisierungen der Verfahrensdokumentation einfacher zu überarbeiten. Generell ist auch zu bedenken, dass die Dokumentation sich an einem sachverständigen Dritten richtet und weder eine Klick-Anleitung noch ein Lasten- oder Pflichtenheft ist.
In der GoBD oder der sonstigen Literatur werden keine Aussagen darüber getroffen, in welcher Form die Beschreibung erfolgen soll.
Eine detaillierte Form der Ausarbeitung ist die schriftliche Beschreibung der Prozesse. Eine übersichtliche Form ist die grafische Darstellung der Prozesse. Die Kombination von Text und Grafik ist ebenfalls möglich und sogar empfehlenswert. Möchte man auf Fließtext verzichten besteht noch die Möglichkeit die einzelnen Schritte der Darstellung in einer Tabellenform auflisten und eine kurze Beschreibung dazu liefern. Mittels der Grafik hat man die Möglichkeit die Prozesse schnell und einfach zu verstehen. Je nach Komplexität sollte unterschieden werden, welche Methode zur Prozessbeschreibung angewandt wird.
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