Ähnlich wie bei der Impressumspflicht ist es erforderlich, in den unterschiedlichen sozialen Netzwerken die Nutzer über die Datenverarbeitung zu unterrichten. Dazu ist die Datenschutzerklärung /-information zugänglich zu machen. Dies stellt Unternehmen, die soziale Netzwerke einsetzen, vor neuerliche Herausforderungen. Für jedes eingesetzte Netzwerk ist eine eigene Erklärung oder mindestens ein eigener Abschnitt in der Datenschutzerklärung zu erstellen. Ist diese Hürde gemeistert und die entsprechenden Informationen liegen vor, stellt sich die Frage, wie diese in den einzelnen Netzwerken zugänglich gemacht werden können. Antworten auf diese Frage haben wir bereits häufiger gesucht und folgende Umsetzungshilfe soll Ihnen bei der datenschutzkonformen Umsetzung helfen. Wir haben die gängigen sozialen Netzwerke näher betrachtet und für jedes eine Möglichkeit der Umsetzung erläutert.
Zunächst ist es notwendig, dass Sie eine Datenschutzerklärung für alle eingesetzten soziale Netzwerke erstellen und diese (beispielsweise als PDF-Datei oder in HTML) auf Ihren Webserver hochladen. Die Datenschutzerklärung für die sozialen Netzwerke muss nicht im Menü der Webseite bereitgestellt werden, sondern lediglich per (sprechenden) Link aufzurufen sein. Bei einem „sprechenden Link“ enthält der Link das Wort „Datenschutzerklärung“ oder „Datenschutz“. Des Weiteren ist es ebenfalls möglich, dass Sie die Informationen der Datenschutzerklärung der Webseite hinzufügen. Den entsprechenden Link fügen Sie beispielsweise wie folgt bei den einzelnen Netzwerken ein:
Facebook:
Nach dem Einloggen gehen Sie in den „Info-Bereich“. Im unteren rechten Bereich der Seite befindet sich der Punkt „Bearbeiten Datenrichtlinie“. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in welchem der Link zu der Datenschutzerklärung eingefügt werden kann.
LinkedIn:
Bei LinkedIn klicken Sie, nach dem Einloggen, auf die Schaltfläche „Sie“. Dort navigieren Sie zu dem Punkt „Kontaktdaten“. Unter dem Punkt „URL der Website“ fügen Sie den Link zu der Datenschutzerklärung ein und geben bei der „Art“ an, dass es eine Datenschutzerklärung ist. In der Zusammenfassung („Über Uns“) geben Sie den Text „Die Datenschutzerklärung finden Sie unter „Kontaktdaten“.“ ein. Dadurch können Sie an dieser Stelle jedoch nicht mehr auf die eigentliche Unternehmenswebseite verweisen. Sie können auch in der Zusammenfassung („Über uns“) auf die Datenschutzerklärung mit Einbindung des Links verweisen.
Xing:
Zunächst loggen Sie sich bei Xing in das Unternehmensprofil ein. Im unteren rechten Bereich finden Sie die Kontaktbox und den Bereich „Kontaktdaten hinzufügen“. In der Rubrik „Unternehmenswebseite“ kann der Link zur Datenschutzerklärung eingefügt werden. Dadurch können Sie an dieser Stelle jedoch nicht mehr auf die eigentliche Unternehmenswebseite verweisen. Der Verweis auf die Datenschutzerklärung kann ebenso im Bereich „Über uns“ erfolgen. Dort beispielsweise mit dem Hinweis „Die Datenschutzerklärung finden Sie unter folgendem Link: “ und an dieser Stelle fügen Sie den entsprechenden Link ein.
Twitter:
Öffnen Sie den Bearbeitungsmodus und klicken Sie unterhalb des Profilbildes auf „Website-URL“ und fügen dort den Link zur Datenschutzerklärung ein. Sollten Sie an dieser Stelle die Unternehmenswebseite verlinkt haben, können Sie den Link zur Datenschutzerklärung ebenso in der Profilbeschreibung unterbringen. Dort ist dieser Link z.B. mit dem Beisatz „Unsere Datenschutzerklärung finden Sie unter:“ einzubinden.
Instagram:
Bei Instagram klicken Sie auf die Schaltfläche „Profil bearbeiten“ und fügen im unteren Bereich unter „Website“ den Link zur Datenschutzerklärung ein. Ist an dieser Stelle ebenfalls die Unternehmenswebseite verlinkt, sollte der Link zur Datenschutzerklärung in der Beschreibung eingefügt werden.
Google+:
Die Möglichkeit den Link einzufügen finden Sie bei Google+ nach dem Sie die Schaltfläche „Profil bearbeiten“ ausgewählt haben und dort in dem Bereich „Kurzinfo“.
YouTube
Nach dem Anmelden bei YouTube wählen Sie das „Profil-Menü“ und anschließend „Mein Kanal“ aus. Dort müssen Sie auf „Kanal anpassen“ klicken und bei den „Kanaleinstellungen“ das „Kanallayout anpassen“ auswählen. Speichern Sie dies. Danach wählen sie im Titelbild oben rechts das Stiftsymbol „Links bearbeiten“. Im unteren Bereich wählen Sie „+ Links“ aus und fügen den Link und die Bezeichnung ein. Anschließend beenden Sie die Bearbeitung durch Auswahl von „Fertig“.
Beachten Sie, dass durch diese Möglichkeit zwar die Datenschutzerklärung rechtskonform eingebunden ist, Sie jedoch möglicherweise nicht der Impressumspflicht nachkommen. Eventuell ist in den einzelnen Netzwerken eine separate Möglichkeit zur Einbindung des Impressums gegeben (z. B. bei Facebook). Sollte dies nicht möglich sein, ist zu überlegen, die Datenschutzerklärung und das Impressum zu kombinieren und somit mit einem sprechenden Link auf Beides hinzuweisen. Dabei ist darauf zu achten, dass klar ersichtlich ist, dass der Link neben der Datenschutzerklärung auch auf das Impressum verweist.
Bitte bedenken Sie, dass dies lediglich einige Möglichkeiten aufzeigt, wie Sie (neben der Impressumspflicht) auch der Pflicht zur Einbindung einer Datenschutzerklärung nachkommen könnten. In welcher Weise Sie der Impressums- und Informationspflicht nachkommen, ist individuell von Ihnen zu überlegen. Ein wichtiger Hinweis ist zudem, dass sowohl Impressum als auch Datenschutzerklärung mit lediglich 2-Klicks von der Webseite oder dem Profil des sozialen Netzwerkes aus erreichbar sein müssen und der Besucher die entsprechenden Informationen erhält.