Blog, Digitalisierung & Verfahrensdokumentation, Faraz Afscharian

Am 11. Juli kam die neue Fassung der GoBD heraus. Die Abkürzung steht für:
„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Wir haben uns mit den Änderungen beschäftigt und haben die grundlegenden Änderungen nachfolgend zusammengefasst. Vorab muss man sagen, dass sich die Anzahl der Randziffern (184) und die Anordnung der Randziffern unverändert geblieben ist.
Wann kommt die neue Fassung der GoBD zum Einsatz?
Es ist auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen. Es wird selbstverständlich nicht beanstandet, wenn Änderungen nun bereits zeitnah umgesetzt werden.
Doch was hat sich den geändert? Müssen konforme Unternehmen sich nun erneut damit befassen?
Ein klares Jaein. Selbstverständlich muss die neue GoBD herangezogen werden, um zu analysieren, ob die Änderungen die internen Prozesse betreffen. Ganz interessant ist die Änderung in der Randziffer 154. Hier nun ein Ausschnitt aus der alten Version: Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten.
In der neuen Fassung wird diese Anforderung nun konkretisiert. Nachfolgend ein Ausschnitt aus der neuen Fassung: Änderungen einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein. Dem wird genügt, wenn die Änderungen versionisiert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird.
Leider hat sich das BMF selbst nicht dran gehalten. So ist es eine sehr müheselige Aufgabe die Änderungen heraus zu filtern.
Eine weitere Sache fällt dem Leser direkt auf. Es wird nicht mehr von Scannung, sondern von der „bildlichen Erfassung“ gesprochen. Gemäß der Randziffer 130 ist die bildliche Erfassung gleichzusetzen mit einer Scannung und/ oder das Fotografieren eines Beleges mit dem Smartphone. Und damit kommen wir nun zu der Änderung in der Randziffer 130.
Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch bildlich erfasst (z. B.gescannt oder fotografiert), ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird (§147 Absatz 2 AO). Eine Erfassung kann hierbei mit den verschiedensten Arten von Geräten (z.B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen, wenn die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt sind. Werden bildlich erfasste Dokumente per Optical-Character-Recognition-Verfahren (OCR-Verfahren) um Volltextinformationen angereichert (zum Beispiel volltextrecherchierbare PDFs), so ist dieser Volltext nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und auch für Prüfzwecke verfügbar zu machen. §146 Absatz 2 AO steht einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z.B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland).
Die OCR Anforderung gab es bereits in der ersten Fassung. Nun wird jedoch explizit erlaubt, mobile Endgeräte für die Digitalisierung der Belege zu verwenden. Neben der Randziffer 130 wird unter der Randziffer 136 die Scannung bzw. die bildliche Erfassung von Belegen im Ausland als zulässig erklärt. Dies betrifft im Ausland entstandene Belege, die direkt verarbeitet werden, aber auch die Scannung von Belegen durch einen Outsourcing Partner im Ausland. Dazu benötigt es jedoch die explizite Genehmigung (siehe §146 Abs. 2a Abgabenordnung).
Zu einer der größten Änderungen / Erleichterungen gehört die Erlaubnis zur Nutzung von Cloud-Systemen. Dies wird unter der Randziffer 20 der GoBD beschrieben. Und zwar wird unter der Randziffer 20 erläutert was unter einem DV-System verstanden wird. Es werden hier einige Beispiele genannt, die wir explizit nun auch aufführen möchten:

  • Finanzbuchführungssystem
  • Anlagenbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltungssystem
  • Kassensystem
  • Warenwirtschaftssystem
  • Zahlungsverkehrssystem
  • Taxameter
  • Geldspielgeräte
  • Elektronische Waagen
  • Materialwirtschaft
  • Fakturierung
  • Zeiterfassung
  • Archivsystem
  • Dokumenten-Management-System
  • Cloud-Systeme (ergänzt in der neuen Fassung)

Die explizite Erlaubnis zur Nutzung von Cloud-Systemen gehört sicherlich zu den größten Neuerungen bzw. Erleichterungen. Dies betrifft vor allen kleineren Unternehmen, die nun nicht mehr alle Server und Anwendungen intern betreiben müssen. Neben dem erhöhten Cash-Flow werden Administrationsarbeiten massiv minimiert. Leider haben wir keine konkreten Anforderungen dazu gefunden, wie die Dienste einzusetzen sind, wie bspw. in welchem Land das System betrieben wird und welche Standards einzuhalten sind.
Eine weitere Erleichterung findet sich unter Randziffer 135 wieder. Dies betrifft die Konvertierung, also die Umwandlung der Aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Bisher mussten, soweit Umwandlungen stattfanden sowohl die Originaldatei, als auch die konvertierte Version unter derselben Index aufbewahrt werden. In der neuen Fassung wird jedoch beschrieben, dass die Aufbewahrung beider Versionen nicht erforderlich ist. Demnach muss lediglich die konvertierte Version aufbewahrt werden, wenn:

  • Keine bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen vorgenommen worden sind.
  • Durch die Konvertierung keine Aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen.
  • Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung in der Verfahrensdokumentation beschrieben wird
  • Die Maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt wird.

Darüber hinaus wurden einige Aussagen konkretisiert so Beispielsweise unter der Randziffer 48. In der ersten Fassung lautete die Formulierung „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich festgehalten werden.“. In der neuen Fassung wurde diese Aussage wie folgt konkretisiert: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich festzuhalten.“. Die überarbeitete Version lässt weniger Spielraum für Interpretationen zu.
Als Fazit kann gesagt werden, dass die Änderungen den steuerpflichtigen Unternehmen einen kleinen Schritt entgegenkommen, um Bürokratieabbau zu schaffen.