Blog, Digitalisierung & Verfahrensdokumentation, Markus Olbring

Zunehmend werden Anforderungen kommuniziert, dass jedes Unternehmen zur Erfüllung steuerrechtlicher Anforderungen eine Verfahrensdokumentation erstellen muss. Hintergrund ist ein im November 2014 veröffentlichtes Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Bei diesem Schreiben handelt es sich um die sogenannten GoBD, die im Folgenden noch weiter erläutert werden.
Das Schreiben beinhaltet die Anforderungen der Finanzverwaltung an IT-gestützte Buchführungssysteme, also die Führung und Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in elektronischer Form.
Die zunehmende Integration der IT-Systeme in Unternehmen, aber auch die Digitalisierung führen in jüngeren Betriebsprüfungen dazu, dass die Bedeutung steuerrelevanter IT-Systeme auch in Betriebsprüfungen zunimmt. Es gibt kaum ein Unternehmen, welches sich nicht bereits in Digitalisierungsprozessen befindet, z.B. durch den Empfang und Versand von Rechnungen per E-Mail.
Obwohl die Anforderung an die Erstellung einer Verfahrensdokumentation bereits seit 1995 besteht, ist vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung erkennbar, dass in aktuellen Betriebsprüfungen vermehrt nach der Dokumentation gefragt wird.

Was sind die GoBD?

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) wurden im November 2014 veröffentlicht. Das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) ist für Veranlagungszeiträume ab Januar 2015 gültig und hat die bisherigen Schreiben GoBS aus 1995 und GDPdU aus 2001 abgelöst.

Warum muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden?

Die Anforderung an die Erstellung der Dokumentation ergibt sich konkret aus Tz. 151 der GoBD. Dort heißt es, dass für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein muss, aus der folgende Inhalte vollständig und schlüssig ersichtlich sind:

  • Inhalt des Verfahrens
  • Aufbau des Verfahrens
  • Ergebnis des Verfahrens

Primäre Zielgruppe der Verfahrensdokumentation ist ein sachverständiger Dritter, z.B. ein Betriebsprüfer der Finanzbehörde. Diesem muss die Dokumentation die Möglichkeit geben, das Verfahren in angemessener Zeit nachvollziehen zu können.

Was sind die typischen Inhalte einer Verfahrensdokumentation?

Als typische Inhalte der Verfahrensdokumentation werden in Tz 152 der GoBD genannt:

  • Allgemeine Beschreibung
  • Anwenderdokumentation
  • Systemdokumentation
  • Betriebsdokumentation

Erwähnenswert ist auch die Anforderung, dass die Verfahrensdokumentation der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) unterliegt. Änderungen an den Verfahren und Systemen müssen historisch belegbar sein. Hier bietet es sich an, für die Dokumentation ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzusetzen.
Hilfreich zur Konkretisierung der notwendigen Dokumentationsinhalte ist die Tatsache, wenn wir anstelle von Verfahren besser von Geschäftsprozessen sprechen. Die Verfahrensdokumentation ist also nichts anderes als eine Dokumentation der steuerrelevanten Geschäftsprozesse.
Typische Geschäftsprozesse mit Steuerrelevanz sind:

  • Einkauf
  • Verkauf
  • Personalbuchhaltung
  • Kassenführung
  • Digitale Belegablage und E-Mail-Archivierung

Für die konkrete inhaltliche Ausgestaltung hilft Tz. 152 der GoBD: „Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z.B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“

Gibt es Erleichterungen für kleine und mittlere Unternehmen?

Es gibt keine konkreten und klar definierten Erleichterungen für kleine und mittlere Unternehmen. Aus der folgenden Formulierung ergeben sich jedoch Anhaltspunkte für mögliche Erleichterungen:
„Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur des eingesetzten DV-Systems.“ (Tz. 151 GoBD)
Auch Tz. 155 der GoBD deutet mögliche Erleichterungen an:
„Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.“
Keines der Zitate führt dazu, dass ein Unternehmen keine Verfahrensdokumentation benötigt. Der Umfang der Dokumentation hängt aber von der Komplexität der Geschäftsprozesse und der verwendeten IT-Systeme ab.
Während in größeren Unternehmen integrierte Softwarelösungen (z.B. ERP-System) eingesetzt werden, die vor dem Einsatz durch ein Customizing betriebsbereit gemacht werden, verwenden kleine Unternehmen Softwarelösungen, die kaum Einstellungsmöglichkeiten bieten.
Die Komplexität der Softwarelösungen und der Verfahren geben daher ein Indiz auf die notwendige Verfahrensdokumentation, z. B.:

  • Bei Einsatz von Standardsoftware ohne umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten kann eine Verfahrensdokumentation möglicherweise als einfache Exceltabelle der Ablaufschritte dargestellt werden mit einigen Zusatzinformationen (z.B. Internes Kontrollsystem, verwendete Software)
  • Bei Einsatz von Softwareprodukten, die vor dem Einsatz eingerichtet werden muss, ist eine Verfahrensdokumentation voraussichtlich umfangreicher.
  • Für komplexe Dokumentenmanagementlösungen (DMS) wird in der Praxis häufig eine separate Verfahrensdokumentation zu digitalen Belegablage erstellt.

Ist ein Testat des Softwareherstellers nicht ausreichend?

Buchhalterische Softwareprodukte werden von den Softwareherstellern häufig mit einem Testat herausgegeben, welches die Ordnungsmäßigkeit der Software bescheinigt. Der am weitesten verbreitete Standard ist der Prüfungsstandard 880 „Erteilung von Softwarebescheinigungen“ vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW).
Für Unternehmen hat das Zertifikat im ersten Moment keine unmittelbare Aussagekraft. Das Zertifikat alleine sagt nichts über das eingerichtete System, also die spezifische Implementierung und Anpassung aus. Auch gibt das Zertifikat einem Prüfer keine Hinweise über die steuerrelevanten Prozesse und das interne Kontrollsystem (IKS). Der Mehrwert einer vorhandenen Softwarebescheinigung liegt in der Gewissheit, dass die Software die notwendigen Grundlagen für den ordnungsgemäßen Einsatz im Unternehmen „von Haus aus“ (also vom Softwarehersteller ausgehend) mitbringt. Das ausgelieferte Zertifikat ist daher ein ideales Fundament für die Verfahrensdokumentation zur Erfüllung der Anforderungen aus den GoBD.

Was müssen Unternehmen jetzt machen?

Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, dass mit zunehmender Digitalisierung die Bedeutung einer Verfahrensdokumentation noch zunehmen wird. Es gibt kaum Unternehmen, die noch keine Rechnungen als Mail empfangen. Alleine an diesem Beispiel ist die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation einfach erklärt, da der Ausdruck des PDF in der Mail alleine nicht ausreicht, um die Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.
Jedes Unternehmen ist daher gut beraten, eine Verfahrensdokumentation zur Erfüllung der Anforderungen der GoBD zu erstellen. Der Umfang der Dokumentation sollte dabei von der Komplexität der Systeme und Prozesse abhängen.
Abschließend muss erwähnt werden, dass das Abwarten der nächsten Betriebsprüfung keine sinnvolle Strategie sein kann. Bereits morgen könnte im Rahmen einer Kassennachschau nach einer Verfahrensdokumentation gefragt werden.

Über den Autoren:

Markus Olbring ist Inhaber der comdatis it-consulting in Ahaus-Alstätte. Als IT-Berater und IT-Sachverständiger beschäftigt er sich mit der Erstellung und Prüfung von Verfahrensdokumentationen. Darüber hinaus ist er als IT-Prüfer für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften tätig. Weitere Tätigkeitsfelder sind der Datenschutz und die Informationssicherheit, in beiden Bereichen sowohl als Berater als auch als zertifizierter Auditor.