Warum Revisionssicherheit?
Mit der Begrifflichkeit „Revisionssicherheit“ ist in der Praxis gemeint, dass buchhalterische Dokumente nahezu ausschließlich digital vorgehalten werden. Entweder, weil die Belege bereits digital in Unternehmen eintreffen oder papierbasiert eingehende Dokumente gescannt und das Papieroriginal anschließend vernichtet werden soll. Buchhalterische Dokumente sind z.B. Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Angebote und andere – im Sinne der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) – aufbewahrungspflichtige Unterlagen.
Was bedeutet Revisionssicherheit?
Revisionssicherheit beschreibt, dass Archivsysteme den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO), den „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) und weiteren steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften entsprechen. Vereinfacht gesagt, müssen die Dokumente manipulationssicher und unveränderlich archiviert werden.
Hieraus ergeben sich die folgenden allgemeinen Anforderungen, die für eine Revisionssicherheit erfüllt sein müssen:
- Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- § 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB
- Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
- Vollständigkeit
- § 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB
- Richtigkeit
- § 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB
- Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
- § 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB
- Ordnung
- § 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB
- Unveränderbarkeit
- § 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB
- Vollständigkeit
Was ist humbee?
Humbee ist eine cloudbasierte digitale Plattform, die alle Informationen an einem Ort bündelt und in der Praxis dazu führt, dass täglich Zeit eingespart wird, die am Arbeitsplatz häufig mit Suchen statt Finden vergeudet wird. Die Funktionen DMS, Kollaboration, Vorgangsbearbeitung, Aufgabenmanagement, E-Mail und Workflowfunktionen sind in humbee miteinander verknüpft.
Funktional lassen sich selbstverständlich auch Funktionen digitaler Buchhaltungsakten und die digitale Rechnungsverarbeitung einschl. Freigabeworkflow abbilden.
Humbee bietet alle Funktionen, die für eine revisionssichere und papierarme Buchhaltung vonnöten sind.
Die humbee solutions GmbH hat seinen Sitz in Meerbusch und wurde 2017 von Burghardt Garske und Ralf Bönning gegründet. Mehr zu humbee unter humbee.de
Was sind die Anforderungen der GoBD?
Wer im Unternehmen revisionssicher sein möchte und sich im buchhalterischen Bereich von der Papierablage verabschieden möchte, der muss einen Blick in die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) werfen. Den GoBD können die Anforderungen an die papierarme Buchhaltung entnommen werden. Die Umsetzung ist einfacher, als man glaubt!
Zum einen bedarf es einer Lösung im Unternehmen, die die Einhaltung der Anforderungen aus den GoBD gestattet. Die Lösung, die wir in diesem Blogbeitrag betrachten, ist humbee.
Die Prozesse, die z.B. für den digitalen Rechnungseingang in humbee eingerichtet werden, müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Hierfür sehen die GoBD die Erstellung einer Verfahrensdokumentation vor. In dieser wird die Konfiguration der Lösung, die die Revisionssicherheit gewährleistet, beschrieben (Systemdokumentation). Außerdem erfolgt die Beschreibung der fachlichen Prozesse (z.B. Eingangsrechnungsverarbeitung, Archivierung von Ausgangsbelegen) sowie die Erstellung einer Anwenderdokumentation (z.B. Arbeitsanweisung zum Scan) und Betriebsdokumentation.
Die Verfahrensdokumentation selbst wird als sonstige Organisationsunterlage / Arbeitsanweisung betrachtet und unterliegt gem. HGB und AO einer 10jährigen Aufbewahrungspflicht.
Wie kann die Revisionssicherheit mit humbee umgesetzt werden?
Humbee bietet alle Funktionen, die notwendig sind, um eine digitale Belegablage umzusetzen. Nachfolgend eine Übersicht der wesentlichen Funktionen:
- Einrichtung von Dokumenttypen (z.B. Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, E-Mail, Angebot)
- Einrichtung von Eigenschaftsfeldern zur Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (z.B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum)
- Prüfung auf Pflichtangaben in Rechnungen (§ 14 UStG)
- Hinterlegen von Aufbewahrungsfristen zu Dokumenttypen, die eine vorherige Löschung verhindern
- Abbildung der digitalen Belegprüfung und -freigabe
- Sicherstellung der Unveränderbarkeit durch Versionierung
- Abbildung von Scanszenarien einschl. Beleglesung zur Identifizierung von Eigenschaftsfeldern
- Protokollierung (z.B. im Rahmen der Eingangsrechnungsverarbeitung
- Volltextsuche zur Wiederauffindbarkeit von Informationen
- Geordnete Ablage einschl. zeitlicher Zuordnung über die Vorgangsverwaltung
- Ablage der Originaldaten ohne Konvertierung
- Möglichkeit zur Workflowautomatisierung (z.B. Verarbeitung von PDF-Rechnungen, die per Mail eingehen)
- Hohe Verfügbarkeit durch Hosting im zertifizierten Rechenzentrum
- Möglichkeit zur Sicherung von Daten
Wie kann die comdatis unterstützen?
IT-Berater und IT-Sachverständige der comdatis haben sich auf die Anforderungen der Revisionssicherheit spezialisiert und verfügen über langjährige Erfahrungen als Berater und Sachverständige im Umfeld der Digitalisierung.
Speziell für humbee haben wir eine umfassende Verfahrensdokumentation als Vorlage erstellt. Humbee-Nutzer können so auf einfache Weise die Anforderungen der GoBD erfüllen und den Weg in die digitale Buchhaltung gehen.
Die Vorlage kann kostenpflichtig bei uns bestellt werden. Dies erleichtert Ihnen die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für humbee in Eigenregie.
Sie können auch einen Workshop mit uns buchen, in dem wir gemeinsam die Verfahrensdokumentation erstellen. Die Vorlage der Verfahrensdokumentation ist hier im Preis bereits enthalten. Sie profitieren somit von unserem Know-How im Bereich Verfahrensdokumentation und erstellen mit uns gemeinsam eine rechtssichere Dokumentation Ihrer konkreten, in humbee implementierten Prozesse in kürzester Zeit.
Sprechen Sie uns gerne für weitere Informationen an: